Những người Canada cần chứng nhận tài liệu để sử dụng ở nước ngoài sẽ thấy quy trình xác minh tài liệu nhanh hơn — và rẻ hơn — bắt đầu từ năm nay, khi Canada đã tham gia công ước quốc tế lớn nhất về quy trình này.
Công ước Apostille năm 1961 đơn giản hóa quy trình nhằm hợp lý hóa chứng nhận tài liệu để sử dụng ở 125 quốc gia khác đã ký kết công ước. Canada đã đồng ý tham gia hội nghị vào tháng 5 năm 2023 và những thay đổi sẽ có hiệu lực từ ngày 11 tháng 1 trên khắp cả nước.
Theo công ước, Ontario, Alberta, British Columbia, Saskatchewan và Quebec sẽ có thể đơn phương chứng nhận các giấy tờ được người Canada làm việc hoặc sinh sống ở nước ngoài sử dụng – bao gồm các giấy tờ chính thức của chính phủ, giấy tờ tài chính, bảng điểm học tập và giấy tờ pháp lý, cùng nhiều giấy tờ khác.
Các tỉnh và vùng lãnh thổ còn lại sẽ tiếp tục nộp hồ sơ cho Bộ Ngoại giao Canada (GAC), nơi sẽ tiếp tục xử lý quy trình chứng nhận.
Nhưng sau khi một tài liệu được chứng nhận — bởi GAC hoặc bởi một trong 5 tỉnh bang tự chứng nhận — tài liệu đó có thể được sử dụng ở bất kỳ quốc gia thành viên nào của Công ước Apostille mà không cần phải chứng nhận nhiều lần.
Đây là một bước tiến lớn so với cách sắp xếp cũ.
Trước đây, người Canada phải nộp hồ sơ xin chứng nhận cho GAC qua đường bưu điện, với thời gian xử lý dự kiến là từ 30 đến 45 ngày làm việc. Sau đó, họ sẽ phải xuất trình những tài liệu đã được chứng nhận đó cho lãnh sự quán hoặc đại sứ quán của quốc gia mà họ dự định sử dụng chúng.
Quá trình này sau đó sẽ phải được lặp lại đối với từng tài liệu hoặc bản sao tài liệu mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần sử dụng ở nước ngoài.
Quy trình khác nhau, thời gian nhanh hơn
Quy trình sẽ hoạt động không giống nhau ở mỗi tỉnh được ủy quyền chứng nhận tài liệu. Người dân ở Ontario sẽ được phép trực tiếp xuất trình giấy tờ của họ tại một số địa điểm, với tùy chọn nhận giấy tờ được chứng nhận qua đường bưu điện.
Tại Quebec, Alberta và BC, cư dân có thể sử dụng biểu mẫu trực tuyến và sau đó gửi tài liệu của họ đến một địa điểm tập trung. Thời gian xử lý ước tính từ 5 đến 14 ngày làm việc.
Bất kỳ tài liệu nào do Newfoundland and Labrador, New Brunswick, Nova Scotia, Manitoba, Yukon, Northwest Territories hoặc Nunavut cấp đều phải được Bộ Ngoại giao Canada chứng nhận, bất kể người yêu cầu chứng nhận đang sống ở đâu.
Người Canada ở nước ngoài có thể xin giấy chứng nhận từ lãnh sự quán hoặc đại sứ quán, nhưng sẽ có một giai đoạn chuyển tiếp từ ngày 11 đến ngày 28 tháng 1 khi chỉ có những yêu cầu khẩn cấp mới được đáp ứng.
Canada nói chung không yêu cầu các tài liệu nước ngoài phải được chứng nhận. Thay vào đó, chính phủ liên bang dựa vào các yếu tố khác để xác định tính xác thực của các tài liệu nước ngoài.
Cách thức chứng nhận tài liệu tại
Ontario:
Bắt đầu từ ngày 11 tháng 1 năm 2024, cư dân có thể mang tài liệu trực tiếp đến các địa điểm ở Ottawa, Toronto, Windsor, Thunder Bay và Sault Saint Marie.
Cư dân cũng có thể gửi tài liệu tới quầy Official Document Service tại 222 Jarvis Street ở Toronto sau khi nhận được phê duyệt trực tuyến và trả khoản phí 15 đô.
Thời gian hoàn thành dự kiến là 15 ngày, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu.
Saskatchewan
Tài liệu phải được gửi qua đường bưu điện đến Bộ Tư pháp và Bộ trưởng Tư pháp Saskatchewan.
Sẽ có một khoản phí $50 cho mỗi tài liệu.
Alberta
Hồ sơ phải trình Văn phòng Phó Tổng Thư Ký xác nhận.
Sẽ có một khoản phí $10 cho mỗi tài liệu.
Thời gian xử lý dự kiến là từ 5 đến 7 ngày, tùy theo số lượng.
British Columbia
Các tài liệu phải được gửi đến Văn phòng Quản lý OIC thuộc Bộ Tổng Chưởng lý sau khi hoàn thành biểu mẫu trực tuyến Yêu cầu Xác thực Tài liệu BC.
Sẽ có một khoản phí $20 cho mỗi tài liệu.
Thời gian hoàn thành dự kiến là 15 ngày, tùy thuộc vào khối lượng.
Québec
Chứng nhận tài liệu phải được yêu cầu thông qua một hình thức trực tuyến. Việc chứng nhận được thực hiện bởi Bộ Tư pháp.
Sẽ có một khoản phí $65 cho mỗi tài liệu.
Phần còn lại của Canada
Bộ Ngoại giao Canada (GAC) sẽ tiếp tục cung cấp dịch vụ cho phần còn lại của Canada
Bất kỳ tài liệu nào được ban hành ở Yukon, Nunavut, Lãnh thổ Tây Bắc, Manitoba, PEI, New Brunswick, Nova Scotia hoặc Newfoundland và Labrador sẽ phải được chứng nhận thông qua Bộ Ngoại giao Canada, bất kể người yêu cầu chứng nhận hiện đang cư trú ở đâu.
Dịch vụ của GAC không tính phí ngoài chi phí gửi tài liệu qua đường bưu điện.
Thời gian xử lý dự kiến sẽ “giảm đáng kể” từ 30 đến 45 ngày làm việc hiện tại, nhưng GAC không đưa ra mục tiêu chính xác.
